La máquina de Rube Goldberg: un símbolo de complejidad innecesaria en las empresas.
Leonardo da Vinci: “La simplicidad es la máxima sofisticación”.
En el mundo de las empresas, una metáfora que encuentro fascinante es la de la máquina de Rube Goldberg. Para quienes no estén familiarizados, estas máquinas son dispositivos increíblemente elaborados diseñados para realizar tareas muy simples, como encender una luz o servir una taza de café. Sin embargo, en lugar de hacerlo de forma directa, emplean una serie de pasos innecesarios, a menudo extravagantes, para alcanzar su objetivo.
¿Te suena esto familiar en tu empresa?
Muchas veces, las empresas se convierten en verdaderas máquinas de Rube Goldberg, donde los procesos, las políticas y las decisiones estratégicas son tan complejos que terminan siendo contraproducentes.
Hoy quiero reflexionar sobre cómo esta complejidad innecesaria puede afectar a las organizaciones y qué podemos hacer para simplificar, agilizar y, en última instancia, ser más efectivos.
El problema de la complejidad en las empresas
Recuerdo un proyecto en el que participé hace unos años. Una empresa del sector retail decidió implementar un nuevo sistema de gestión de inventarios. En lugar de simplificar sus procesos y aprovechar la tecnología para automatizar tareas, crearon un sistema tan complejo que requería semanas de formación para el personal, múltiples niveles de aprobación y un flujo interminable de correos electrónicos. Lo que debería haber sido un ahorro de tiempo y costes terminó generando frustración y desmotivación entre los empleados, además de un aumento del 20% en los costes operativos en el primer año.
Esta burocracia no solo consume tiempo y recursos, sino que también disminuye la capacidad de la organización para responder rápidamente a los cambios del mercado.
¿Por qué caemos en la trampa de la máquina de Rube Goldberg?
Miedo al error: muchas empresas crean procesos complejos para evitar cualquier posibilidad de error. Aunque la intención es buena, la realidad es que estos procesos pueden sofocar la innovación y la toma de decisiones rápida.
Exceso de herramientas: en el afán de digitalizar, algunas empresas implementan múltiples herramientas que no están bien integradas. Esto crea redundancias y genera más trabajo para los equipos.
Por ejemplo, muchas empresas utilizan demasiadas herramientas digitales diferentes que tienen funciones similares. En lugar de mejorar la eficiencia, esta proliferación de herramientas puede generar confusión y pérdida de tiempo.
Cultura de microgestión: cuando los líderes no confían plenamente en sus equipos, tienden a diseñar procesos excesivamente detallados para controlar cada paso. Esto no solo ralentiza las operaciones, sino que también desmotiva a los empleados.
Falta de enfoque en el cliente: a veces, en el afán de cumplir con normativas internas o alcanzar métricas de desempeño, las empresas olvidan lo que realmente importa: el cliente. Se centran en cumplir con su propia burocracia en lugar de ofrecer un servicio más ágil y eficiente.
En la mayoría de los casos, esta complejidad se convierte en un obstáculo que puede impactar en la supervivencia de la empresa como fue el caso de Kodak. Kodak, una vez líder en la industria fotográfica, es un ejemplo clásico de cómo la complejidad puede frenar el progreso.
Aunque la empresa inventó la primera cámara digital en 1975, no la lanzó al mercado debido a los complejos procesos internos, miedo a canibalizar su negocio, la resistencia al cambio.
Mientras tanto, empresas más ágiles como Sony y Canon tomaron la delantera, y todos conocemos el desenlace de esta historia.
En muchos casos, también puede afectar al servicio al cliente, convirtiéndolo en una pesadilla para estos. Piensa en tu última interacción con el servicio al cliente de una gran empresa. Muchas veces, lo que debería ser un proceso sencillo, como resolver un problema con una factura o devolver un producto, se convierte en una experiencia frustrante debido a la cantidad de pasos innecesarios involucrados.
Esto deriva a que muchos clientes no repiten la compra o dejan de hacer negocios con una empresa después de varias experiencias negativas relacionadas con procesos complicados.
¿Cómo evitar la complejidad innecesaria?
1. Adoptar el principio KISS
El principio KISS (Keep It Simple, Stupid) es un recordatorio de que la simplicidad suele ser la mejor estrategia. En lugar de diseñar procesos elaborados, pregúntate: ¿Cómo podemos lograr este objetivo de la manera más sencilla posible?
En mi experiencia, cuando trabajamos con startups, los equipos pequeños suelen ser más ágiles precisamente porque no tienen el lujo de complicar las cosas. Este enfoque les permite innovar y pivotar rápidamente.
2. Automatización inteligente
La automatización es una herramienta poderosa, pero debe implementarse de manera estratégica. No se trata de añadir tecnología por añadirla, sino de identificar qué procesos realmente se benefician de la automatización.
Por ejemplo, en una empresa con la que trabajé, simplificamos el proceso de aprobación de gastos utilizando una plataforma de gestión que eliminó los correos electrónicos y redujo el tiempo de aprobación de días a horas. Esto ahorró a la empresa muchas horas de trabajo al año.
3. Empoderar a los equipos
Cuando confías en tus equipos, puedes reducir la necesidad de microgestión. Empresas como Amazon han implementado políticas como el “Equipo de dos pizzas” para mantener los equipos pequeños y ágiles. Si un equipo no puede alimentarse con dos pizzas, es demasiado grande, y esto suele conducir a procesos innecesariamente complicados.
4. Poner al cliente en el centro
Preguntarse constantemente: ¿Cómo beneficia este proceso al cliente? Si no hay una respuesta clara, probablemente sea hora de simplificar.
La máquina de Rube Goldberg es un recordatorio visual de lo absurdo que puede ser complicar las cosas innecesariamente. En un mundo empresarial donde la agilidad y la eficiencia son clave, la simplicidad no es solo una cuestión de estilo; es una ventaja competitiva.
En lugar de caer en la trampa de crear procesos elaborados y herramientas redundantes, adoptemos un enfoque más directo.
Como dice una famosa cita atribuida a Leonardo da Vinci: “La simplicidad es la máxima sofisticación”.
Ahora te pregunto: ¿hay alguna máquina de Rube Goldberg en tu empresa? ¿Qué pasos puedes dar hoy para simplificar tus procesos y liberar tiempo y recursos para lo que realmente importa?
Te invito a reflexionar y, si te atreves, compartir tus ideas en los comentarios.
¡Empecemos una conversación sobre cómo hacer que nuestras organizaciones sean más simples, ágiles y efectivas!